Vertrag zur Auftragsverarbeitung

zwischen

dem Kunden als Verantwortlichem

und

als Auftragsverarbeiter.

1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Gegenstand dieses Vertrags ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von VoiceOffer.

Die Dauer der Verarbeitung richtet sich nach der Dauer des Nutzungsvertrags zwischen dem Kunden und Trinity Gate.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

VoiceOffer dient der Erstellung, Verwaltung und Ausgabe von Angeboten.

Hierfür können personenbezogene Daten gespeichert, strukturiert, verarbeitet und in PDF-Dokumente übernommen werden.

Zwecke der Verarbeitung sind insbesondere:

• Verwaltung von Kunden- und Kontaktdaten
• Erstellung von Angeboten
• Speicherung von Angebotspositionen
• Erstellung von PDF-Angeboten
• Verarbeitung von Texteingaben
• KI-gestützte Vorbereitung von Angebotsentwürfen
• Bereitstellung der SaaS-Anwendung

3. Art der personenbezogenen Daten

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Name
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer, sofern eingegeben
• Unternehmensdaten
• Ansprechpartner
• Angebotsdaten
• Projektinformationen
• Leistungsbeschreibungen
• Preise und Positionen
• sonstige vom Kunden eingegebene Daten

4. Kategorien betroffener Personen

Betroffene Personen können insbesondere sein:

• Kunden des Nutzers
• Interessenten des Nutzers
• Ansprechpartner bei Unternehmen
• Mitarbeitende des Nutzers
• Nutzer der VoiceOffer-Anwendung

5. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Trinity Gate verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden.

Trinity Gate verpflichtet sich:

• personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln
• geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen
• eingesetzte Unterauftragsverarbeiter sorgfältig auszuwählen
• den Kunden bei Betroffenenrechten angemessen zu unterstützen
• Daten nach Vertragsende nach Wahl des Kunden zu löschen oder zurückzugeben, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen
• Datenschutzverletzungen unverzüglich zu melden, soweit gesetzlich erforderlich

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Trinity Gate trifft geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere:

• Zugriffsschutz auf Systeme
• passwortgeschützte Nutzerkonten
• rollen- oder kontobezogene Zugriffsbeschränkungen
• verschlüsselte Übertragung per HTTPS
• Nutzung etablierter Hosting- und Infrastruktur-Anbieter
• regelmäßige Aktualisierung technischer Systeme
• organisatorische Vertraulichkeitspflichten

7. Unterauftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung von VoiceOffer können Unterauftragsverarbeiter eingesetzt werden.

Dazu können insbesondere gehören:

• Vercel — Hosting und Bereitstellung der Webanwendung
• Supabase — Datenbank, Authentifizierung und Speicherung
• OpenAI — KI-Verarbeitung von Texteingaben
• Stripe — Zahlungsabwicklung
• Strato — Domain/DNS
• E-Mail-/SMTP-Dienstleister — Versand systembezogener E-Mails

Der Kunde stimmt dem Einsatz dieser Unterauftragsverarbeiter zu.

Trinity Gate informiert den Kunden über wesentliche Änderungen, soweit erforderlich.

8. Weisungen des Kunden

Der Kunde kann Weisungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilen.

Weisungen können per E-Mail an service@voice-offer.de erfolgen.

Trinity Gate weist den Kunden darauf hin, wenn eine Weisung nach eigener Einschätzung gegen Datenschutzrecht verstößt.

9. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Trinity Gate unterstützt den Kunden im angemessenen Umfang bei der Erfüllung von Anfragen betroffener Personen, insbesondere bei Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung.

10. Löschung und Rückgabe

Nach Beendigung des Vertrags werden personenbezogene Daten gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Backups können aus technischen Gründen verzögert gelöscht werden.

11. Kontrollrechte

Der Kunde hat das Recht, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten im angemessenen Umfang zu kontrollieren.

Die Kontrolle erfolgt in der Regel durch Auskunft, Dokumentation oder geeignete Nachweise.

12. Schlussbestimmungen

Im Übrigen gelten die vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Kunden und Trinity Gate.