Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche Daten bei der Nutzung von VoiceOffer verarbeitet werden.

VoiceOffer ist ein SaaS-Produkt zur Erstellung von Angeboten für Unternehmen. Nutzer können Kunden, Unternehmensdaten, Positionen, Preise, Angebotsinhalte und weitere geschäftliche Informationen speichern und daraus PDF-Angebote erzeugen.

Diese Datenschutzerklärung stellt keine Rechtsberatung dar. Wir bemühen uns um Transparenz und datenschutzkonforme Verarbeitung; für eine rechtliche Bewertung Ihrer individuellen Situation empfehlen wir die Hinzuziehung eines Fachanwalts.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

E-Mail: service@voice-offer.de

3. Hosting und technische Bereitstellung

Die VoiceOffer-Webanwendung wird über Vercel (Vercel Inc., San Francisco, USA) bereitgestellt und ausgeliefert. Vercel agiert dabei als Auftragsverarbeiter auf Basis eines entsprechenden Datenschutzvertrags (DPA/AVV).

Für Domain- und DNS-Dienste setzen wir Strato (Strato AG, Berlin, Deutschland) ein.

Beim Aufruf der Website und App können technisch notwendige Daten verarbeitet werden, zum Beispiel:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Betriebssystem
• aufgerufene Seiten
• technische Server-Logdaten
• Referrer-URL

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb der Anwendung.

4. Webanalyse (Vercel Analytics)

VoiceOffer verwendet Vercel Analytics zur Reichweitenmessung und technischen Auswertung der Nutzung. Vercel Analytics ist datenschutzfreundlich gestaltet und verzichtet auf Third-Party-Cookies sowie geräteübergreifendes Tracking.

Dabei können technische Merkmale (z. B. anonymisierte Seitenaufrufe, gehashte Kennungen, kurze Session-Verarbeitungen) temporär ausgewertet werden, ohne dass dauerhaft personenbezogene Profile erstellt werden. Eine individuelle Identifizierung einzelner Nutzer ist nicht Zweck dieser Auswertung.

Sollten in Zukunft Marketing-Tracking-Technologien oder Cookies eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach gesonderter Information und — soweit erforderlich — nach Einholung Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an technischer Optimierung und Reichweitenmessung.

5. Authentifizierung, Datenbank und Speicherung (Supabase)

Für Authentifizierung, Datenbank und Datei-Speicherung setzen wir Supabase (Supabase Inc.) ein. In Supabase werden unter anderem folgende Daten gespeichert:

• Nutzerkonten und Authentifizierungsdaten
• Unternehmensstammdaten
• Kunden- und Angebotsdaten
• Dateispeicher (z. B. Logos, generierte PDFs)
• Nutzungs- und Kontingentdaten

Supabase agiert als Auftragsverarbeiter auf Basis eines entsprechenden Datenschutzvertrags. Informationen zu genutzten Rechenzentren und Unterauftragsverarbeitern von Supabase finden sich in der Datenschutzdokumentation von Supabase.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung.

6. Registrierung und Nutzerkonto

Wenn Sie ein Nutzerkonto bei VoiceOffer erstellen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten.

Dazu können gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort bzw. Authentifizierungsdaten
• Unternehmensname
• Unternehmensadresse
• Rechnungsdaten
• Nutzungsstatus
• Zeitpunkte der Registrierung und Anmeldung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen.

7. Nutzung von VoiceOffer

Bei der Nutzung von VoiceOffer können folgende Daten verarbeitet werden:

• Unternehmensdaten
• Kundendaten
• Ansprechpartner
• Adressen
• Angebotsdaten
• Positionen, Preise und Leistungsbeschreibungen
• Texteingaben und Spracheingaben
• generierte Angebotsentwürfe
• PDF-Angebote
• Nutzungs- und Kontingentdaten

Diese Daten werden verarbeitet, um die Funktionen von VoiceOffer bereitzustellen, insbesondere die Erstellung, Speicherung und Ausgabe von Angeboten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung.

Soweit Sie personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden in VoiceOffer verarbeiten, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Dafür stellen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) bereit.

8. KI-Verarbeitung (OpenAI)

VoiceOffer setzt KI-Dienste von OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA) ein, um aus Eingaben Angebotsentwürfe, Positionen oder Texte vorzubereiten.

Dabei können folgende Eingabetypen an OpenAI übermittelt werden:

• Texteingaben — manuell eingetippte Beschreibungen oder Korrekturen
• Spracheingaben (Audio-Transkription) — Aufnahmen werden zur Transkription an die OpenAI Transcription API übermittelt
• PDF- und Bildinhalte — hochgeladene Dokumente oder Fotos werden zur inhaltlichen Auswertung an OpenAI übermittelt
• Angebotsentwürfe — strukturierte Daten zur Erstellung und Optimierung von Angebotsinhalten

Daten werden dabei nur im für die jeweilige Funktion erforderlichen Umfang übermittelt.

Hinweis zur Trainingsnutzung: Laut OpenAI werden über die API übermittelte Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, sofern kein ausdrückliches Opt-in erfolgt ist. Für Missbrauchserkennung (Abuse Monitoring) kann OpenAI Inhalte und Metadaten vorübergehend speichern. Einzelheiten dazu finden Sie in der OpenAI-Datenschutzerklärung: openai.com/policies/privacy-policy.

Hinweis für Nutzer: Geben Sie in Sprach- und Texteingaben keine unnötigen sensiblen personenbezogenen Daten ein (z. B. Gesundheits-, Finanz- oder besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO).

KI-generierte Inhalte sind Vorschläge und können Fehler enthalten. Angebote, Preise, Mengen, rechtliche Angaben und alle Inhalte müssen vor Verwendung durch den Nutzer geprüft werden.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Bereitstellung der vertraglichen Funktion.

9. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für kostenpflichtige Leistungen nutzen wir Stripe (Stripe Inc. bzw. Stripe Payments Europe, Ltd.) als Zahlungsdienstleister. Stripe ist je nach Art der Verarbeitung teils eigenverantwortlicher Verantwortlicher (z. B. für eigene Betrugserkennung und Compliance-Zwecke) und teils Auftragsverarbeiter für uns.

Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements können Zahlungs- und Rechnungsdaten durch Stripe verarbeitet werden, zum Beispiel:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Rechnungsadresse
• Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten, direkt durch Stripe verarbeitet)
• Transaktionsdaten
• Steuer- und Rechnungsinformationen

Wir erhalten von Stripe nur die für Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung und Statusprüfung erforderlichen Informationen. Vollständige Zahlungsdaten (z. B. Kartennummern) werden ausschließlich durch Stripe verarbeitet und nicht an uns übermittelt.

Weitere Informationen: stripe.com/privacy

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Buchführung).

10. E-Mail und Versandkommunikation

VoiceOffer versendet systembezogene E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwortrücksetzung, Benachrichtigungen) über einen SMTP-Dienstleister. Dabei werden die für den Versand technisch notwendigen Daten (Empfängeradresse, Versandzeitpunkt, Inhalt) verarbeitet.

Sofern Nutzer eigene E-Mail-Zugangsdaten oder Mailanbieter für den Versand von Angeboten an ihre Kunden verbinden, werden diese Zugangsdaten ausschließlich für die Mailfunktion verarbeitet und nicht für andere Zwecke genutzt.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung.

11. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Dazu können gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Firma
• Inhalt der Nachricht
• weitere freiwillige Angaben

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Anfragen.

12. Cookies und lokale Speicherung

VoiceOffer verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien, soweit diese für Login, Sicherheit, Sitzungsverwaltung oder App-Funktionen erforderlich sind.

Es werden aktuell keine Marketing-Cookies oder Tracking-Cookies eingesetzt, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

13. Keine Newsletter

VoiceOffer versendet aktuell keinen Newsletter.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

• Account- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Kündigung werden Daten auf Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Angebots- und Kundendaten: bis zur Löschung durch den Nutzer oder bis zum Vertragsende.
• Audiodaten (Sprachaufnahmen): Spracheingaben werden zur Transkription an OpenAI übermittelt und grundsätzlich nicht dauerhaft durch VoiceOffer gespeichert. Verarbeitungsdauern durch OpenAI richten sich nach deren Datenschutzrichtlinien.
• Logs und Backups: Server-Logs und technische Backups werden aus technischen Gründen befristet aufbewahrt und danach gelöscht.
• Zahlungs- und Rechnungsdaten: entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (in Deutschland in der Regel 10 Jahre nach handels- und steuerrechtlichen Vorgaben).

15. Drittlandtransfer

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder verarbeiten Daten auf Servern außerhalb des EWR — insbesondere OpenAI, Vercel und Stripe (jeweils mit Sitz in den USA).

Die Übermittlung in Drittländer wird durch geeignete Garantien abgesichert, insbesondere:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
• Zertifizierungen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist
• individuelle Datenschutzverträge (DPA/AVV) mit den jeweiligen Anbietern

Informationen zu den Drittlandtransfers der einzelnen Anbieter finden Sie in deren jeweiligen Datenschutzdokumentationen.

16. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: service@voice-offer.de

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Die zuständige Behörde für Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW).

18. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben. Wir empfehlen, diese Seite regelmäßig zu prüfen.

Stand: Juni 2026