Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche Daten bei der Nutzung von VoiceOffer verarbeitet werden.

VoiceOffer ist ein SaaS-Produkt zur Erstellung von Angeboten für Unternehmen. Nutzer können Kunden, Unternehmensdaten, Positionen, Preise, Angebotsinhalte und weitere geschäftliche Informationen speichern und daraus PDF-Angebote erzeugen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

E-Mail: service@voice-offer.de

3. Hosting und technische Bereitstellung

VoiceOffer wird technisch über externe Dienstleister bereitgestellt.

Zum Einsatz können insbesondere kommen:

• Vercel zur Bereitstellung der Webanwendung
• Supabase zur Authentifizierung, Datenbank und Speicherung von Anwendungsdaten
• Strato für Domain- und DNS-Dienste
• Stripe für Zahlungsabwicklung
• OpenAI für KI-gestützte Verarbeitung von Eingaben
• E-Mail-/SMTP-Dienstleister für systembezogene E-Mails

Beim Aufruf der Website und App können technisch notwendige Daten verarbeitet werden, zum Beispiel:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Betriebssystem
• aufgerufene Seiten
• technische Server-Logdaten
• Referrer-URL

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb der Anwendung.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Wenn Sie ein Nutzerkonto bei VoiceOffer erstellen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten.

Dazu können gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Passwort bzw. Authentifizierungsdaten
• Unternehmensname
• Unternehmensadresse
• Rechnungsdaten
• Nutzungsstatus
• Zeitpunkte der Registrierung und Anmeldung

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen.

5. Nutzung von VoiceOffer

Bei der Nutzung von VoiceOffer können folgende Daten verarbeitet werden:

• Unternehmensdaten
• Kundendaten
• Ansprechpartner
• Adressen
• Angebotsdaten
• Positionen, Preise und Leistungsbeschreibungen
• Texteingaben und Spracheingaben, sofern vorhanden
• generierte Angebotsentwürfe
• PDF-Angebote
• Nutzungs- und Kontingentdaten

Diese Daten werden verarbeitet, um die Funktionen von VoiceOffer bereitzustellen, insbesondere die Erstellung, Speicherung und Ausgabe von Angeboten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung.

Soweit Sie personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden in VoiceOffer verarbeiten, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Dafür stellen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit.

6. KI-Verarbeitung

VoiceOffer kann KI-Dienste einsetzen, um aus Eingaben Angebotsentwürfe, Positionen oder Texte vorzubereiten.

Hierbei können eingegebene Inhalte an einen KI-Dienstleister übermittelt werden, soweit dies für die Funktion erforderlich ist.

Der Nutzer ist dafür verantwortlich, keine unnötigen sensiblen personenbezogenen Daten in Freitextfelder einzugeben.

KI-generierte Inhalte sind Vorschläge. Der Nutzer muss Angebote, Preise, Mengen, rechtliche Angaben und Inhalte vor Verwendung selbst prüfen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Bereitstellung der vertraglichen Funktion.

7. Zahlungsabwicklung über Stripe

Für kostenpflichtige Leistungen nutzen wir Stripe als Zahlungsdienstleister.

Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements können Zahlungs- und Rechnungsdaten durch Stripe verarbeitet werden, zum Beispiel:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Rechnungsadresse
• Zahlungsdaten
• Transaktionsdaten
• Steuer- und Rechnungsinformationen

Die Zahlungsdaten werden primär durch Stripe verarbeitet. Wir erhalten nur die für Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung und Statusprüfung erforderlichen Informationen.

Weitere Informationen: https://stripe.com/privacy

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

8. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Dazu können gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Firma
• Inhalt der Nachricht
• weitere freiwillige Angaben

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Anfragen.

9. Cookies und lokale Speicherung

VoiceOffer verwendet technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien, soweit diese für Login, Sicherheit, Sitzungsverwaltung oder App-Funktionen erforderlich sind.

Es werden aktuell keine Marketing-Cookies oder Tracking-Cookies eingesetzt, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

10. Keine Newsletter

VoiceOffer versendet aktuell keinen Newsletter.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Account- und Vertragsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.

Rechnungs- und Zahlungsdaten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

12. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Widerruf erteilter Einwilligungen
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

13. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

14. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, rechtliche oder organisatorische Änderungen ergeben.